Privacy Beleid CrossRoadsConsult
In dit document worden de volgende definities gebruikt:
- Privacybeleid: het door CrossRoadsConsult vastgestelde en gevoerde beleid, ten aanzien van het gebruik en de verwerking van persoonsgegevens zoals vastgelegd in dit document.
- CrossRoadsConsult: het consultancy bureau welke in Nederland is ingeschreven bij de KvK onder nummer 8131 6003 en in Portugal onder nummer 3603 0002 0110 3.
- Website: de website van CrossRoadsConsult onder www.pensioenreisgids.nl
- Persoonsgegevens: door opdrachtgevers en cliënten aan CrossRoadsConsult verstrekte gegevens zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
- Gebruiker: elke gebruiker van de Website.
- Opdrachtgever, Client: elke derde die met CrossRoadsConsult een overeenkomst heeft gesloten op grond waarvan sprake kan zijn van verstrekking van Persoonsgegevens.
- Vertrouwelijke Gegevens: informatie die door CrossRoadsConsult verkregen wordt tijdens de uitvoering van de werkzaamheden (training, opleiding, coaching, etc.) en die zij als vertrouwelijk kwalificeert en waarop de bepalingen van dit Privacybeleid van toepassing zijn.
Artikel 1 Doelstellingen van vastleggingen en verwerkingsgrond zijn:
- het uitvoeren van alle werkzaamheden die verband houden met de inschrijving op en deelneming aan een training, coaching of een bedrijfsintern project;
- het voldoen aan informatieverzoeken van de Opdrachtgever en Cliënten; het – binnen het kader van de relevante wetgeving – toesturen van nieuwsbrieven en andere informatieve berichten, interessante trainingen en ontwikkelingen;
- het uitvoeren van analyses om de dienstverlening te verbeteren;
- het uitvoeren van alle overige werkzaamheden en bewerkingen die samenhangen met de bedrijfsvoering van CrossRoadsConsult;
- het toegang geven tot online trainingen en/of leertrajecten;
- het bekendmaken van informatie over deelnemers via eigen website / leerportaal;
- het berekenen, vastleggen en innen van kosten die verband houden met de gevraagde dienstverlening (inclusief het in handen van derden stellen van vorderingen);
- het behandelen van geschillen;
- het doen van uitoefenen van accountantscontrole(s);
- de uitvoering of toepassing van een andere wet.
Artikel 2 De volgende persoonsgegevens worden door CrossRoadsConsult verwerkt:
- naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens (bijvoorbeeld het e-mailadres), alsmede het bankrekeningnummer van de opdrachtgever of deelnemer;
- een administratienummer, als dat geen andere informatie bevat dan de bij het vorige punt bedoelde gegevens;
- nationaliteit en geboorteplaats van de opdrachtgever of deelnemer;
- gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de deelnemer;
- gegevens die betrekking hebben op de aard en het verloop van de trainingen resp. het onderwijs;
- gegevens die betrekking hebben op de behaalde studieresultaten;
- gegevens voor de organisatie van de trainingen resp. het onderwijs;
- gegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van trainingskosten;
- gegevens van docenten en begeleiders, voor zover deze gegevens van belang zijn voor de organisatie en het geven van opdrachten, coaching en trainingen;
- andere dan de hierboven opgesomde gegevens als die verwerkt moeten worden op grond van een andere wet.
Artikel 3 De persoonsgegevens worden verstrekt aan:
- degenen die:
- belast zijn met de hierboven onder 1 opgesomde werkzaamheden, of
- leiding geven aan de hierboven onder 1 opgesomde werkzaamheden, of
- noodzakelijk zijn betrokken bij de hierboven onder 1 opgesomde werkzaamheden.
- anderen, indien:
- de opdrachtgever of deelnemer zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend voor de gegevensverwerking, of
- de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de nakoming van een wettelijke plicht of
- de gegevensverwerking noodzakelijk is vanwege een vitaal belang van de deelnemer (bijvoorbeeld vastlegging van een voedselallergie) of
- de gegevens verder worden verwerkt voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. CrossRoadsConsult zorgt ervoor dat de gegevens ook alleen voor deze specifieke doeleinden verder worden verwerkt, of
- trainingen die via derden geleverd worden.
Artikel 4 Geheimhouding
Persoonsgegevens en Vertrouwelijke gegevens worden door CrossRoadsConsult steeds behandeld met inachtneming van hetgeen in de AVG is bepaald.
Medewerkers van CrossRoadsConsult zijn gebonden aan contractuele bepalingen op grond waarvan zij Persoonsgegevens en Vertrouwelijke Gegevens in overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens en of AVG dienen te behandelen. Voor zover CrossRoadsConsult derden inhuurt, ter uitvoering van werkzaamheden voor Opdrachtgevers en Cliënten, sluit zij daarmee een overeenkomst waardoor geheimhouding van Persoonsgegevens en Vertrouwelijke Gegevens voldoende is gewaarborgd.
Artikel 5 Gebruik en opslag van privacygevoelige gegevens
De verwerking van Persoonsgegevens en Vertrouwelijke Gegevens is uitsluitend bestemd voor het doel waartoe die zijn overgedragen en geregistreerd. Persoonsgegevens en Vertrouwelijke Gegevens worden door CrossRoadsConsult niet ter beschikking gesteld aan derden, tenzij dit een uitdrukkelijke wens is van Opdrachtgever of Cliënt of indien de gegevensoverdracht noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.
Uw gegevens worden in principe uitsluitend binnen de EU opgeslagen, echter hierop is één uitzondering van toepassing. CrossRoadsConsult biedt verschillende managementprogramma’s aan via middels een in een buiten de EU gevestigd bureau. Mocht u gebruik maken van dit managementprogramma, dan worden uw gegevens gedeeld met dit bureau. Binnen de AVG is opslag buiten de EU toegestaan mits een bedrijf aan strenge privacy voorwaarden voldoet. Vanzelfsprekend zien wij er op toe dat onze samenwerkingspartners voldoen, conform artikel 46, lid 2, punt F van de AVG, aan deze voorwaarden. Deze zijn geborgd door de afgifte van US Privacy Shield. U kunt dit controleren door op deze link te klikken.
Artikel 6 Beveiliging, bewaring en verwijdering
CrossRoadsConsult heeft de noodzakelijk maatregelen ter bevordering van de fysieke, technische en organisatorische beveiliging van de privacygevoelige gegevens getroffen, zodat de registratie daarvan is beveiligd tegen onbevoegd raadplegen, verstrekken, veranderen en/of verwijderen van gegevens alsmede tegen brand en daarmee vergelijkbare gevaren, inbraak en diefstal.
CrossRoadsConsult voldoet aan de hoogste norm op het gebied van informatiebeveiliging. De bandbreedte waarin de certificering heeft plaatsgevonden luidt:
- Het ontwikkelen en ondersteunen / beheren van gebruikersportaal, klantportaal, coachportaal, researchplatform en onderzoeksresultaten.
- Het leveren van advies op het gebied van organisatieontwikkelings-vraagstukken, coaching activiteiten en opleidingen.
Het ISMS is ontworpen met het oog op adequate en proportionele beveiligingsmaatregelen die de informatie afdoende beveiligen en vertrouwen bieden aan klanten en andere belanghebbenden.
Concreet vertaalt dit zich in maatregelen met betrekking tot:
- Beveiligingsbeleid
- Beveiligingsorganisatie
- Classificatie en beheer van de bedrijfsmiddelen
- Beveiligingseisen ten aanzien van het personeel
- Fysieke beveiliging en beveiliging van de omgeving
- Beheer van communicatie- en bedieningsprocessen
- Toegangsbeveiliging
- Ontwikkeling en onderhoud van systemen
- Informatiebeveiliging Incidentmanagement
- Continuïteitsmanagement
- Naleving
CrossRoadsConsult ziet er op toe dat zij zich houdt aan de bepalingen van dit reglement zolang dit, met inachtneming van wat is bepaald in de AVG blijft gelden.
Privacygevoelige gegevens worden, conform wetgeving, 60 maanden na beëindiging van de overeenkomst voor de aangegeven doeleinden bewaard of zo lang als de wet dat voorschrijft. Na deze termijn vragen wij uw toestemming voor verdere communicatie.
Uw gegevens worden onverwijld verwijderd wanneer u daarom (schriftelijk) verzoekt.
Artikel 7 Verstrekking van gegevens binnen CrossRoadsConsult
Persoonsgegevens en Vertrouwelijke Gegevens worden binnen CrossRoadsConsult uitsluitend verstrekt aan medewerkers van CrossRoadsConsult die, uit hoofde van hun functie, toegang tot deze gegevens horen te hebben en dit in overeenstemming is met het doel van de registratie daarvan.
Artikel 8 Verstrekking van gegevens aan derden
CrossRoadsConsult zal de Persoonsgegevens en de Vertrouwelijke Gegevens alleen aan derden doorgeven indien:
- de doorgifte geschiedt aan een door CrossRoadsConsult voor de in dit Privacybeleid opgesomde doeleinden ingeschakelde bewerker, met wie bewerker CrossRoadsConsult een overeenkomst heeft gesloten die erop toeziet dat de bewerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerking;
- doorgifte van uw naam aan de accommodatie waar de training wordt gevolgd;
- doorgifte van uw naam, adres, postcode en woonplaats aan de distributeur van leermiddelen
en / of
- CrossRoadsConsult op grond van wettelijke verplichtingen gehouden is de Persoonsgegevens of Vertrouwelijke Gegevens door te geven aan bevoegde instanties.
Op onze website zijn enkele links naar websites van andere partijen opgenomen. CrossRoadsConsult draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor de wijze waarop deze partijen met uw gegevens omgaan. Kijk daarom of de door u bezochte site een privacyverklaring bevat. Zo ja, lees deze om te zien of u zich kunt vinden in het daarin beschreven Privacybeleid van de betreffende partij.
Artikel 9 Inzage- en wijzigingsrecht
Zowel de Opdrachtgever, Cliënt, Deelnemer als de Gebruiker heeft recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming en dataportabiliteit van zijn/haar Persoonsgegevens en/of Vertrouwelijke Gegevens, zulks overeenkomstig het bepaalde in de AVG. Indien een Opdrachtgever, Cliënt, Deelnemer of Gebruiker van (één van) deze rechten gebruik wil maken, of indien hij/zij vragen heeft over het Privacybeleid van CrossRoadsConsult kan hij/zij CrossRoadsConsult een e-mail te sturen naar info@crossroadsconsult.nl
Artikel 10 Wijzigingen in het Privacybeleid
CrossRoadsConsult behoudt zich het recht voor dit Privacybeleid aan te passen. Elke aanpassing zal op deze pagina van de Website bekend worden gemaakt. CrossRoadsConsult adviseert Opdrachtgevers, Cliënten, Deelnemers en Gebruikers dan ook regelmatig op deze pagina te kijken of er aanpassingen zijn doorgevoerd. Deze versie is van 25-11-2022.
Uw gegevens worden door CrossRoadsConsult zorgvuldig beheerd. Mocht dit niet het geval zijn, of heeft u andere vragen betreffende uw privacy, neem dan contact op met onze helpdesk. Dit kan schriftelijk: CrossRoadsConsult t.a.v. Helpdesk, Rua Principal de Carrascal 35; 2460-605 Carrascal Aljubarrota, Leiria, Portugal; via email: info@crossroadsconsult.nl of telefonisch op +31 6 1553 1939.
Bij escalatie kunt u contact opnemen met Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ, Den Haag.
Verdere informatie treft u aan op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.